Korrektse e-kirja kirjutamine on nagu burgeri valmistamine. See peab koosnema õigetest kihtidest. Halvasti koostatud e-kiri on nagu hallitanud burger. Sellist ei taha ju keegi saada!
Hea e-kirja retsept
- Nimeline meiliaadress
- Saatja täisnimi
- Asjakohane teema
- Viisakas pöördumine
- Konkreetne kirja sisu
- Tervitus või soov ja allkiri
- Viisakas toon
Nimeline meiliaadress
Korrektne kiri tuleb korrektselt aadressilt, mis sisaldab saatja nime. Kui saad kirja aadressilt näiteks mari.kuusk@gmail.com jätab see saatjast viisaka mulje. Kui aga saatjaks on hoopiksi nunnukas@gmail.com või mulonsavi@outlook.com, tekib saajal küsimus, kas kirja saatja on üldse heatahtlik või ehk teeb ta hoopis nalja.
Saatja täisnimi
Endast hea mulje loomisele aitab kaasa ka see, kui kirja saatjana kuvatakse sinu täisnime. Sellele tasub pöörata tähelepanu kohe meiliaadressi loomisel. Kui saatja nimi on naljakas või lihtsalt tobe, ei paranda seda ka see kui meiliaadress on korrektne. Saatja nimi kuvatakse kohe postkastis ning see on esimene mida kirja saaja märkab.
Asjakohane teema
Igal kirjal on teema rida (inglise k subject). Sinna peaks kirjutama hästi lühidalt, millest kiri räägib. Näiteks kodust tööd saates sobib sinna “Kodune töö” või “Referaat” või “Küsimus koduse töö kohta” jne.
Viisakas pöördumine
Nüüd oleme jõudnud kirja sisu juurde. Esimese asjana kirjutatakse viisakas pöördumine. Kõige lihtsam on kirjutada lihtsalt Tere!, kuid võib ka kirjutada näiteks Tere, Mari! või õpetaja poole pöördudes Tere, õpetaja!. Kõnekeelsed väljendid nagu Tsau! või Jou! vms viisakasse kirja ei sobi. Kasuta neid siis kui kirjutad heale sõbrale ja see teile mõlemale sobib.
Konkreetne kirja sisu
Kiri ise peaks olema lühike ja ilma kirjavigadeta. Mõtle täpselt läbi, mida tahad saajale öelda. Hea nipp on enne saatmist kiri endale valju häälega ette lugeda, siis märkad paremini kas sinu tekst on arusaadav.
Tervitus või soov ja allkiri
Kiri lõpetatakse viisaka tervituse või sooviga. Ametlikumates kirjades näiteks sõnaga Lugupidamisega, vähem ametlikumates aga ka Tervitades, Heade soovidega jne. Selle alla kirjutatakse saatja nimi. Ametlikumas kirjas võiks olla ka perekonnanimi. Samuti võib kirja allkirja vajadusel lisada saatjaga kontakteerumiseks vajalikke andmeid, nt telefoninumbri.
Viisakas toon
Kõige tähtsam on aga leida sobiv toon, mida oma kirjas kasutada. Burgeri näite puhul võiks öelda, et kirja toon on nagu burgerikaste. Kui see on liiga vürtsikas, siis võib see rikkuda kogu toidu. Seega väldi e-kirju kirjutades slängi ja liiga familiaarset sõnakasutust.
Kirja manus
Vahel on vaja koos kirjaga saata ka faile. Olgu selleks siis tekstidokumendid, pildid vms. Kui lisad kirjale veel ühe kihi, siis peaks pöörama tähelepanu ka sellele, et manus ehk kirjaga kaasa saadetav fail oleks korrektne. Näiteks on hea, kui manusel on nimi, mis viitab selle sisule. Samuti on hea tava kirja tekstis viidata sellele, et vajalik fail on kirjaga kaasa pandud.
Suuremahulisi faile ei ole hea meiliga saata. Selle asemel võib pilveruumis olevat faili jagada ühiskasutuse lingi abil või kasutada mõnd failijagamisrakendust (nt WeTransfer).
Näide korrektsest e-kirjast
